Hij begon zijn carrière in pak met stropdas, maar dát draagt Patrick Wittebrood al lang niet meer. “Op 1 maart 2024 bestaan we 10 jaar en sinds ik mijn eigen kantoor heb, leerde ik snel dat een grijs pak afstand creëert. Door gewoon jezelf te zijn en te levelen met mensen, krijg je veel meer voor elkaar.”
Als gerechtsdeurwaarder in Harderwijk heeft Patrick met zijn team inmiddels een groot netwerk aan klanten opgebouwd. “We weten wat er speelt en dat maakt de kans van slagen een stuk hoger.”
Fotograaf: Richelle Elshof
“Sinds 1999 ben ik werkzaam op een gerechtsdeurwaarderskantoor. In 2004 heb ik de gerechtsdeurwaardersopleiding succesvol afgerond en ben ik beëdigd door de rechtbank Zutphen. Sinds 2011 ben ik benoemd als gerechtsdeurwaarder, toen nog in loondienst. In 2014 startte ik in m’n eentje. Ik sloeg letterlijk een bord aan de gevel en ben gewoon begonnen.”We zijn een team met veel ervaring en ieder z’n eigen kwaliteiten, maar we zijn stuk voor stuk betrokken
Inmiddels werkt Patrick samen met drie toegevoegd-gerechtsdeurwaarders, een jurist en een aantal kantoormedewerkers. “We zijn een team met veel ervaring en ieder z’n eigen kwaliteiten, maar we zijn stuk voor stuk betrokken. ’s Ochtends is het vaak een drukte van jewelste voordat iedereen op route gaat of een spoedopdracht oppakt. Maar er is altijd tijd voor een bakkie en om elkaar om advies te vragen. Ik ga nog altijd met plezier naar het werk elke dag.”
Naast de vaste medewerkers biedt Patrick twee stageplaatsen aan. “Vaak komen stagiairs nogal timide binnen en zien we ze in hun stageperiode gewoon groeien. Een van onze oud-stagiairs was heel stil toen ze bij ons binnenkwam. Nu doet ze veel vrijwilligerswerk en gaat ze werken in de advocatuur. Het is mooi om daaraan te mogen bijdragen.”
De betrokkenheid van het kantoor dragen Patrick en de andere medewerkers ook naar buiten uit. Bijvoorbeeld in hun persoonlijke contact met klanten. “Geen secretaresse of baliemedewerker als iemand bij ons langskomt. We hebben korte lijntjes. Een klant spreekt altijd direct met een van de gerechtsdeurwaarders. Vanochtend nog kwam er een klant langs op kantoor. Ik ben even met hem gaan zitten en heb vragen gesteld over de situatie. Ik kon meteen wat tips geven over hoe nu verder.”Communicatie is het belangrijkste om iets opgelost te krijgen
Ook als de gerechtsdeurwaarders op pad zijn, zijn ze betrokken en behulpzaam. “Je hebt natuurlijk te werken met bepaalde juridische taal, maar wij vinden het ook belangrijk om begrijpend te schrijven zodat iemand het pakt. We gaan liever met iemand in gesprek om de opties uit te leggen en de angel eruit te halen. Communicatie is het belangrijkste om iets opgelost te krijgen.” Dat is waarom het hele team van Wittebrood De Gerechtsdeurwaarders regelmatig trainingen rondom agressie en communicatie volgt.”
Sinds het begin van zijn eigen kantoor investeert Patrick in automatisering. Dat lijkt misschien wat afstandelijker, maar maakt onnodig ingewikkelde handelingen juist makkelijker, sneller en overzichtelijker. “Met ons kleine kantoor verrichten wij ruim 15.000 ambtshandelingen per jaar. Denk aan het huisbezoeken, ontruimingen, leggen van beslagen en dergelijke. Dat lukt door onze geautomatiseerde systemen.”Meer ruimte door automatisering
In de loop der jaren ontwikkelde Patrick een bijna volledig digitaal aanmaantraject met de juiste termijnen en meldingen als het tijd is om een bezoek aan iemand te brengen. Ter plaatse geeft een gerechtsdeurwaarder aan hoe hij een stuk laat. De klant krijgt daarna direct melding met het actuele saldo. Voor klanten is de automatisering zo een verademing. “Als een klant zegt, ik hoef niet langs te komen maar ik stuur wel een mail, dan gaat die mail direct in het dossier in de online omgeving.” Ook fysieke stukken komen overzichtelijk in het online dossier te staan. “We hadden een keer een klant die meerdere dozen langsbracht. Die hebben we gescand en staan nu allemaal overzichtelijk in het dossier. De klant kan nu ook ’s avonds op de bank even inloggen om te kijken wat de status is.”
Als Harderwijks bedrijf heeft Wittebrood De Gerechtsdeurwaarder een groot netwerk van MKB-bedrijven in de regio. “Van een loodgieter tot een vastgoedbedrijf, van een coachingsbureau tot een verkoper van brandblussers. Maar wat bijna alle ondernemers gemeen hebben, is dat administratie voor hen niet de leukste klus is. Helaas is het wel enorm belangrijk om je geld terug te krijgen in het geval dat. Daarom mijn tip: zorg dat je administratie op orde is!” Patrick geeft 3 belangrijke checks om in de gaten te houden:Zorg dat je administratie op orde is
- Zorg ervoor dat alles op papier staat om discussie te voorkomen. Denk aan een getekende overeenkomst en een opdrachtbevestiging.
- Laat je administratie niet liggen. Het is niet handig om een klus van 1 januari pas op 1 maart te factureren. Want hoe ouder de vordering, hoe kleiner de kans op terugvordering.
- Zorg dat je alle zaken van een aanmaantraject op orde hebt. Met name de juiste contactgegevens zijn belangrijk. Controleer secuur of de contactgegevens juist zijn.
