Meer tijd voor zorg!

Dat is het doel van de samenwerking tussen Zorggroep Charim (1.600 medewerkers en 1.300 vrijwilligers verspreid over 15 locaties) en Overhoff Telecom & ICT. (Bekijk de video)

Zorggroep Charim maakt ouderenzorg efficiënter met mobiele devices van Samsung.

Zorggroep Charim biedt totaalondersteuning op het gebied van ouderenzorg. De instelling telt zo’n 1600 medewerkers en 1300 vrijwilligers verspreid over vijftien locaties in de regio’s Veenendaal en Zeist. Op die manier wordt zorg verleend aan zo’n 1000 cliënten. De dienstverlening wordt ingevuld door zowel intra- als extramurale zorg, welzijnsactiviteiten en hospicezorg. Het individu staat centraal in alle activiteiten van de organisatie.   

Enige tijd geleden ontstond de wens om zorgprocessen efficiënter in te richten zodat we beter kunnen inspelen op de krapte in de arbeidsmarkt van zorgverleners. Dat vroeg om een toekomstbestendige invulling van de IT-omgeving. Werkplekken werden daarbij grotendeels voorzien van digitale mobiele oplossingen en het telefoonsysteem van de diverse vestigingen werd gecentraliseerd op één locatie door plaatsing in de cloud. Daarnaast werd gekozen voor de inzet van laptops, tablets en smartphones. 

Inspelen op verandering         
“De zorgsector is de laatste jaren sterk aan verandering onderhevig. Ouderen blijven steeds langer thuis wonen en de zorgvraag groeit”, vertelt Jurriaan van Wezel, manager Facilitaire Dienst bij Charim. “Het aantal zorgverleners neemt ondertussen af. Tegelijkertijd wordt er van zorginstellingen verwacht dat zij processen efficiënter invullen. Budgetten staan onder druk, waardoor je steeds meer taken in steeds minder tijd moet vervullen.”

Transitie naar digitaal  
Het bleek dat de huidige IT van de organisatie niet langer aansloot bij de gewenste flexibiliteit en benodigde efficiency. “Op basis van deze bevindingen zijn we gaan kijken hoe we onze IT wél konden laten aansluiten bij de veranderingen in de markt”, legt Jurriaan uit. “Hierbij bleek het verder digitaliseren van processen door mobiele devices te standaardiseren de juiste keuze te zijn. Tegelijkertijd hebben we ook de keuze gemaakt voor een nieuwe infrastructuur en moderne oplossing voor de vaste telefonie. Onze vaste partner Overhoff Telecom & ICT heeft ons hier uitgebreid in geadviseerd en ondersteund.”  

Complete mobiele werkplek    
Tijdens de onderzoeksfase bleken de Galaxy XCover 4 en Galaxy Tab S2 van Samsung de devices die het best aansluiten bij de wensen van de zorgmedewerker. Jurriaan: “Het werken op locatie is voor ons veel makkelijker geworden. Naast de mobiele devices maken we ook gebruik van ONS. ONS is het centrale zorgsysteem dat we gebruiken om de zorgafspraken te plannen en te registreren. Met de mobiele variant beschikken onze medewerkers over de mogelijkheid om hun zorgtaken efficiënter in te vullen. Deze app werkt uitstekend met Android. En dan kom je al snel uit bij Samsung. Na een eerste kennismaking met Samsung bleek het ook echt een  partner te zijn die met je meedenkt. De keuze was dus eenvoudig gemaakt.” 

Het belang van gebruikersprofielen   
Liesbeth Werther, informatiemanager bij Charim, vertelt over de keuze van de toestellen: “Vooraf hadden we een beleid uitgewerkt omtrent de nieuwe manier van werken. Hierin zijn ook de gebruikersprofielen voor ieder type medewerker opgesteld. Zo konden we functionaliteiten toewijzen aan specifieke rollen binnen de organisatie. Iedere medewerker beschikt zo over de juiste instellingen en configuraties op het te gebruiken device voor zijn of haar werkzaamheden.” 

“Door het gebruik van de verschillende profielen creëren we een stukje extra veiligheid; bepaalde data is namelijk alleen toegankelijk voor relevante personen. Door het gebruik van functiespecifieke profielen ontstaat maatwerk en overzicht, wat het invullen van de taken een stuk veiliger en efficiënter maakt.” 

Zorgeloos veilig werken  
In de zorg is privacy heel erg belangrijk. “Cliëntdata moet altijd veilig zijn”, vertelt Liesbeth. “Met de devices van Samsung zijn we hiervan verzekerd. De toestellen zijn standaard al sterk beveiligd. Dit was een belangrijke reden voor ons om te kiezen voor Samsung. De data op de toestellen wordt encrypted. Het risico op zaken als malware en hacks wordt daardoor een stuk kleiner. Medewerkers werken daardoor meteen veilig, en dat maakt hun werk natuurlijk een stuk makkelijker.” “Verder hebben we pincodebeveiliging verplicht gesteld. Op die manier blijft de toegang tot de toestellen sterk beveiligd. In het geval van diefstal of verlies kunnen we toestellen op afstand wissen. Gegevens komen daardoor niet op straat te liggen. Het zorgt ervoor dat onze medewerkers altijd veilig kunnen werken en cliëntgegevens niet in verkeerde handen vallen. Dat komt de zorgverlening natuurlijk ten goede.”

Betere persoonlijke beveiliging     
Ook rondom persoonlijke veiligheid bieden Samsung-devices veel meerwaarde. Door de sterke beveiliging van de toestellen kunnen de medewerkers veilig met cliëntdata werken. Daarnaast worden allerlei soorten meldingen op de devices ontvangen, bijvoorbeeld deur- en belalarmen. Dat maakt het eenvoudiger om het welzijn van de cliënt te monitoren. De Galaxy-smartphones en -tablets spelen daarnaast een belangrijke rol in de veiligheid van zorgtaken zelf, zoals het toedienen van medicatie. Maaike: “Er kan op afstand digitaal worden meegekeken wanneer er zorg op locatie wordt verleend. Dit noemen we ook wel het vierogenprincipe. Ook op die manier wordt zorgverlening niet alleen veiliger, maar ook een stuk efficiënter.”

Verschil maken      
De zorginstelling kijkt met een tevreden gevoel terug op het traject. Het gebruiksgemak en flexibiliteit van de Samsung-devices sluiten volledig aan bij de doelstellingen. Maaike: “Met deze nieuwe digitale mobiele werkplek kunnen we echt een verschil maken bij onze cliënten, en daar gaat het tenslotte om.”